Osoby, które chcą zawrzeć małżeństwo, powinny złożyć lub przedstawić kierownikowi USC dokumenty niezbędne do zawarcia małżeństwa. Są to: dokument tożsamości (dowód osobisty), skrócony odpis aktu urodzenia, dowód ustania lub unieważnienia poprzedniego małżeństwa (w przypadku gdy zainteresowany był już kiedyś żonaty). Trzeba też złożyć pisemne oświadczenie, że nie wie się o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa. Okolicznościami wyłączającymi zawarcie związku małżeńskiego są m.in.: - pozostawanie przez którąś z osób w innym małżeństwie, - zbyt bliskie pokrewieństwo, - zbyt niski wiek, - relacja przysposabiający-przysposobiony itp. W szczególnych przypadkach (np. jeśli dziewczyna nie ukończyła jeszcze 18 lat) potrzebne będzie również zezwolenie na zawarcie małżeństwa wydane przez sąd. Cudzoziemiec natomiast powinien przedstawić dokument, że zgodnie z właściwym prawem może zawrzeć małżeństwo. Przepisy przewidują, że w wyjątkowych przypadkach jeśli otrzymanie dokumentu, który trzeba złożyć lub przedstawić kierownikowi USC, napotyka trudne do przezwyciężenia przeszkody, sąd może zwolnić tę osobę od obowiązku złożenia lub przedstawienia tego dokumentu. W postępowaniu o zwolnienie cudzoziemca od złożenia dokumentu, sąd na podstawie właściwego prawa ustala, czy osoba ta może zawrzeć małżeństwo. W przypadku gdy oświadczenie o wstąpieniu w związek małżeński ma zostać złożone przez pełnomocnika (jest to możliwe w wyjątkowych sytuacjach), musi on złożyć kierownikowi USC stosowne pełnomocnictwo. Prawo przewiduje swoisty czas do zastanowienia.
Małżeństwo przed kierownikiem USC nie może być bowiem zawarte przed upływem miesiąca od dnia, kiedy osoby, które zamierzają je zawrzeć, złożyły kierownikowi USC pisemne zapewnienie, że nie wiedzą o istnieniu okoliczności wyłączających zawarcie tego małżeństwa. Kierownik USC może jednak zezwolić na zawarcie małżeństwa przed upływem tego terminu, jeżeli przemawiają za tym ważne względy (np. jednemu z zainteresowanych grozi nadchodząca śmierć itp.). Natomiast osobom, które będą brać ślub konkordatowy, kierownik USC wydaje zaświadczenie stwierdzające brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa oraz treść i datę złożonych przed nim oświadczeń w sprawie nazwisk przyszłych małżonków i ich dzieci. Zaświadczenie to traci moc po upływie 3 miesięcy od dnia jego wydania. Wydając zaświadczenie, informuje się zainteresowanych o dalszych czynnościach koniecznych do zawarcia małżeństwa. Przyszłym małżonkom będą też potrzebni dwaj pełnoletni świadkowie dotyczy to zarówno ślubu cywilnego, jak i konkordatowego. Powinni mieć oni ze sobą dowody osobiste, aby kierownik USC mógł potwierdzić ich tożsamość. Duchowny, przed którym zawierany jest ślub konkordatowy, nie może przyjąć oświadczeń o woli zawarcia małżeństwa bez uprzedniego przedstawienia mu zaświadczenia z USC, które potwierdzałoby brak okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa (oświadczenie takie sporządza kierownik USC). Natomiast młoda para nie musi się martwić o dopełnienie formalności po ślubie. Niezwłocznie po złożeniu oświadczeń o woli zawarcia małżeństwa ksiądz sporządza stosowne zaświadczenie. To ksiądz ma obowiązek przekazać to zaświadczenie (wraz z zaświadczeniem sporządzonym przez kierownika USC o braku okoliczności wyłączających zawarcie małżeństwa) do USC przed upływem 5 dni od zawarcia małżeństwa.